日々の業務を効率的に進めるために役に立つのが社有車。ところで、あなたの会社の社有車は一日に何キロ走っているか知っていますか？事故防止に向けた取り組みを行うにあたって、まず社有車の利用実態を知ることはとても重要です。さらに、効果的な管理方法についても考えていきましょう！

【この記事はこんな人におすすめ！】

• これから安全運転管理者をめざす人
• 社有車の管理方法を見直したい人

 

講師：楠田悦子
心豊かな暮らしと社会のための移動手段やサービスの高度化、環境を考える活動に取り組む。モビリティビジネス専門誌「LIGARE」創刊編集長を経て2013年に独立。国土交通省のMaaS関連データ検討会、SIP第2期自動運転ピアレビュー委員会などの委員を歴任した。編著に「移動貧困社会からの脱却:免許返納問題で生まれる新たなモビリティ・マーケット」。

生徒：Aさん
神戸市内の食品メーカーに勤務。この4月から人事異動で総務部へと配属された。ある日、社内で「安全運転に関する取り組み」の話題が出たことをきっかけにして、ゼロから勉強することになった。
前回は安全運転管理者の基礎知識や業務内容などを学んだ。

ご存知ですか？社有車の利用実態

 

A：楠田さん、先日はありがとうございました。

楠田：いえいえ、お役に立てたのなら幸いです。その後、何かお仕事で進展はありましたか？

A：先日のお話の後、部内で今後の業務について話し合うことになりました。その結果、安全運転管理者を務めている先輩の指導を受けながら、私も社有車の管理業務を担当することになりました。

楠田：動きが早いですね！では将来は安全運転管理者の資格取得も目指すんですか？

A：その予定です。あと、総務部長と管理者の先輩から宿題を出されていまして。「次は、うちの営業部が社有車をどう使っているか調べてみなさい」とのことなんです。

楠田：前回学んだのは法制度も含めた基礎知識が中心でしたが、今回はより実践的な内容ですね。すでに調査は始めているんですか？

A：いえ、実はまだ……。というのも、何人か営業部の社員に直接聞いてみようと思ったのですが、みんな朝礼後すぐに外回りに出てしまいますし、帰社するのも終業間際なんです。普段の業務が忙しいみたいで、なかなか時間が作れずにいます。

楠田：スケジュールが合わないんですね。営業のご担当だと業務に応じて事務所に寄らずに直行直帰をするケースもあるでしょうしね。

A：そうなんです。ほかにもクレーム対応など予定外の業務もあり、彼らは決まったルートを巡回しているわけではありません。そんな中で、社有車が走った距離や、社員の運転時間などを把握するのは思っていたより難しいんだなと実感しています。

運転日報を見直そう！

楠田：確かに、営業部のスケジュールを総務部のAさんが細かく把握するのは難しいかもしれません。ですが、その状態のまま放置していると、長時間労働や過密スケジュールに陥っても気付けません。運転する社員の健康状態や車両の整備状況を把握できていないと、交通事故の発生リスクが高まってしまいますよね。

A：おっしゃる通りです。何か良い方法はあるのでしょうか？

楠田：では先日勉強した「安全運転管理者の7つの業務」についておさらいしてみましょう。

1. 運転者の適性等の把握
2. 運行計画の作成
3. 交替運転者の配置
4. 異常気象時等の措置
5. 点呼や日常点検による安全確保
6. 運転日誌の備え付けと記録
7. 安全運転の指導

(参考：道路交通法施行規則第9条の10)

A：はい、覚えています。この業務の中にヒントがあるんですか？

楠田：この中に「運転日誌の備え付けと記録」という業務がありますよね。よく「運転日報」とも呼びますが、一日の運転業務が予定通りに行われたかチェックするための記録です。会社によって細かい記載事項などは異なると思いますが、例えば下記のような書式があります。

 

楠田：ちなみに、運輸事業者はもっと細かい項目が必要です。例えば積載状況や集荷・荷役作業にかかった時間などの記録が求められます。Aさんの会社はこれには該当しませんので、先ほどおさらいした施行規則(※)に基づく内容で社有車の利用状況を管理していると思いますよ。

※引用：道路交通法施行規則第9条の10 の6

運転者名、運転の開始及び終了の日時、運転した距離その他自動車の運転の状況を把握するため必要な事項を記録する日誌を備え付け、運転を終了した運転者に記録させること

A：そうなんですね。運輸系の会社より簡単とはいえ、結構細かい項目を書く必要があるんですね。弊社では実際どうやって管理をしているのか、今度確認してみようと思います。

楠田：それはいいですね！調べてわかったことをもとに、より詳しく考えていきましょう。

運転日報は電子化や自動化も可能！？

――後日

A：楠田さん、先日の件について確認してきました。やはり弊社でも運転日報を作成・管理していました。内容は先日見せてもらった書式例とほぼ同じ内容でした。ただ、原則毎日提出のルールなんですが、実際には提出が滞っている人も多いみたいで……。

楠田：提出が滞る原因について、何か思い当たることはありますか？

A：実は、弊社の運転日報は紙で管理しています。作成方法は、手書きかパソコンで打ち込んで印刷するか、どちらにせよ紙で提出する必要があるんです。同じように営業の社員が毎日提出しないといけない書類に営業日報があるんですが、そちらは社内のポータルサイトからペーパーレスで提出できる仕組みなんです。それと比べて手間が掛かるから提出が後回しになってしまうのかなと思います。

楠田：状況はよくわかりました！確かに毎日提出する書類ですから、運転日報の作成や管理方法を会社の実態に合わせていく必要がありそうですね。

A：提出率をアップさせるためにも、できるだけ作成する側の手間を省きたいところです。何かいい方法があればぜひ教えてください。

楠田：運転日報の運用・管理の方法は会社によってさまざまです。具体的には、現在運用している営業活動と運転に関する報告書をまとめて一つにする方法などが考えられます。

A：なるほど。確かにそれらの報告内容には共通点が多いですから、一つの書類になれば効率的ですね。

楠田：Aさんの会社の場合は、一部書類の電子化も進めているようなので、運転日報もそれに組み込んでいいかもしれません。

A：おっしゃる通りですね。無理なくできる運用方法を一度社内でも検討してみます。

楠田：そのほかにも、社有車の位置情報や配車計画を管理する「動態管理」サービスを活用して自動化する方法もあります。スマートフォンや社有車に搭載したドライブレコーダーなどから移動データを取得して、それをもとに自動で運転日報を作成するサービスです。

A：そんなサービスまであるとは知りませんでした。運転する社員の負担を考えると、自動で日報が作成できるならとても効率的ですね。

楠田：はい、運転日報を記録するのはあくまで安全運転のためです。書類を作るために残業するようになっては本末転倒ですから、会社の実態に合ったベストな運用方法を検討していく必要がありますね。

A：楠田さん、今回も詳しいご説明ありがとうございました。電子化や自動化などの導入も含めて、弊社ではどうやって運転日報の運用をするのがベストなのか、社内で話し合ってみます！

 

今回のまとめ

• 社有車の利用状況を知るには運転日報を見てみよう！
• 毎日の業務で効率的に運用するため、電子化や自動化も有効！

 

[参考資料]
『自動車運転日報』(株)日本法令
『安全運転管理の基本業務』企業開発センター交通問題研究室